Op naar een e-mailloos 2013!

Het is een trend… wordt het ook door uw bedrijf opgepakt? Veel bedrijven hebben voor 2013 de ambitie uitgesproken om de ‘information overload’ in hun organisatie aan te pakken. ‘Reply to all’, mails, cc’tjes en vergaderstukken ‘fyi’ (for your information). We besteden erg veel tijd aan binnenkomende e-mails terwijl er vaak betere alternatieven zijn. De meest voorkomende klacht die binnenkomt bij de ‘slimmer werken coach’ is dat mensen het aantal e-mailtjes dat binnenkomt niet meer op tijd kunnen verwerken. Uit onderzoek blijkt ook dat de overload aan communicatie en informatie juist leidt tot grotere mate van onbereikbaarheid. Daarnaast wordt 61% van de e-mails beschouwd als niet-essentieel.

Bent u bekend met de alternatieven?
U zult zich af moeten vragen waar e-mail nu echt voor gebruikt wordt. Vaak zijn er namelijk betere alternatieven. Denk aan chat, cloudoplossingen, en CRM.

Bedrijven als Philips, Shell en de Belastingdienst hebben er bijvoorbeeld voor gekozen vergaderstukken niet meer te versturen per e-mail maar op te slaan in een cloudomgeving. Als men dan tijdens een vergadering een vergaderstuk nodig heeft kan men deze gewoon oproepen. Men is altijd verzekerd van de meest actuele versie.

Andere organisaties stellen regels op of kiezen er voor de ‘reply to all’ knop te verwijderen uit e-mailprogramma’s. Voor kleine vragen is het soms gemakkelijker om elkaar face-to-face aan te spreken of elkaar te bellen.

Als het gaat om algemene informatie als telefoonnummers of andere contactgegevens is het werken met een CRM systeem veel efficiënter. Ook gedeelde cloudoplossingen voor documenten vergroten uw efficiency.

In onze privé-situaties kennen we bijna geen e-mail meer. De brief werd vervangen door de e-mail en nu wordt de e-mail vervangen door communicatie via sociale media. Ook voor uw organisatie is er beslist een manier om slimmer te communiceren en de ‘overload’ te beperken. En het feit dat u hierdoor wint aan effiency, zelfredzaamheid én werkplezier, geeft voldoende stimulans om het direct op te pakken. Ik wens u dan ook een e-mailloos 2013!

Door: webteam

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *